La nueva versión de la norma ISO 9001, que describe los requerimientos para un Sistema de Gestión de Calidad. Este estándar está diseñado para ayudar a los negocios a ser más eficientes y mejorar la satisfacción de sus clientes. Para implantar o mantener la certificación ISO 9001, tu empresa está obligada a cumplir los requerimientos de esta nueva versión, ISO 9001:2015.
Implementar esta norma puede ser un proceso largo y difícil, meses e incluso más de un año dependiendo del tamaño, la organización y la complejidad de tu empresa. Proceso por el cual la persona encargada tendrá que hacer frente a muchas complicaciones.
La experiencia es algo imprescindible en cualquier aspecto de la vida, y la implantación de la norma ISO 9001:2015 no es ninguna excepción a esto. Así que, aquí van algunos consejos de parte de una consultoría con amplia experiencia en la materia para asegurarte las mejores posibilidades de que el proyecto salga a tiempo y de manera óptima.
- Planearlo todo de manera correcta. Esto puede parecer algo obvio, pero la falta de planificación es la perdición de muchas implantaciones ISO. Asegúrate de que tus metas son realistas, de que los plazos son posibles, y de que tienes los recursos y conocimientos, ya sean internos o externos, para conseguir una implementación sin complicaciones. Si no estás seguro acerca de si los plazos son los correctos o no, no dudes en contactar con algún perfil más experimentado. Una buena planificación es la primera piedra sobre la que cimentar una perfecta implantación de la normativa ISO 9001. Tampoco va a ser un camino sin problemas, como en ningún proyecto. El implantarlo conllevará riesgos y oportunidades, afróntalos con inteligencia y tu proyecto se verá altamente beneficiado.
- Sincronización con los empleados. No importa si ves este proyecto como una transmisión de conocimientos, formación o consulta (debería haber elementos de los tres aquí), es algo absolutamente fundamental que tengas un plan para asegurarte el apoyo de los empleados clave y las partes interesadas para un proyecto de implantación. Asegúrate de que consultas a la gente sobre los cambios más importantes, recopila opiniones y consejos, y transmíteselo todo de manera clara a aquellas personas que se vayan a ver afectadas por el resultado de tu proyecto. La diplomacia bien usada para asegurarte de que vas a tener el respaldo total por los cambios que pretendes hará tu implantación algo mucho menos doloroso que si te saltas este punto por completo.
- Perfecta Comunicación. Esto está íntimamente relacionado con el punto anterior, pero durante este periodo es algo básico que te comuniques de una manera precisa, concisa y siendo consciente de los tiempos establecidos. También, si es menester, delegar en la persona adecuada. Aquella que tenga ascendencia sobre los empleados y capacidad para transmitirlo todo de la mejor manera. Esto hará que los empleados tomen conciencia real de la importancia del proyecto.
- Jerarquías y directrices. A raíz de los nuevos requerimientos de la nueva ISO esto se ha convertido en un elemento primordial, el que los líderes organizacionales estén comprometidos al 100% con el Sistema de Gestión de Calidad, sus conclusiones y objetivos puede ayudar de manera definitoria a que la implementación sea un poco más suave, especialmente a la hora de lidiar con una empresa grande, y/o compleja o con un número muy elevado de empleados.
- Mantener alerta a todos. Un error que suelen cometer las empresas, incluso las más potentes, es que preparan y tienen al tanto solo a sus empleados. Tienes que tener claro que a todo los relacionados con tu compañía, empleados a media jornada o con contrato temporal también, les llegue tu mensaje y el proceso del que van a ser participes. El completo entendimiento y participación son necesarios para que la implantación ISO funcione en tu empresa. Como en los procesos anteriores, la “educación” durante esta fase acerca de lo que la norma ISO conlleva y como sus trabajos afectan al Sistema de Gestión de la Calidad es básico. Definir objetivos y metas a cada departamento para implantar el proyecto y las acciones a tomar, ya sean mejoras o aspectos a corregir, es algo a tener en cuenta también. Estas son el tipo de cosas que dan un valor extra.
- Valoración de rendimiento. Medir el rendimiento y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad. No hay que esperar a que todo esté establecido para empezar a valorarte, empieza tan pronto como puedas y que te aporte algo. Elige el método que prefieras, ya sea con indicadores específicos o con auditoría interna, pero este es un modo muy efectivo de medir el progreso y el rendimiento sobre los objetivos, incluyendo tus propios logros, y tendría que ser usado a menudo para ayudar a la empresa a estar en constante mejora.
- Acciones y soluciones. A tenor del punto anterior. Una vez realizadas las pesquisas sobre tu sistema de gestión de calidad habrás de establecer acciones para corregir todo aquello que encuentres y que hubiera pasado desapercibido anteriormente. Cualquier cosa que encuentres internamente será un extra para la continua mejora de tu sistema de gestión de calidad.
- Preparativos Finales. Después de todo el proceso y tanto trabajo. Es el momento de probar lo que has hecho, tanto en el plano individual como en equipo, y conseguir esa certificación ISO. Soluciona cualquier queja de tus clientes, las no conformidades y los resultados de las auditorias que hayas realizado y ya podrás celebrar el éxito de tu empresa. Habrás conseguido que tu compañía quede como un punto de referencia que el resto tendrá que igualar.
Para cualquier duda puedes contactar a nuestro grupo de consultoría sin ningún problema. Y para más información sobre como implantar un sistema de gestión de calidad en tu empresa.